Entreprise et freelances : comment sécuriser et simplifier vos relations avec vos prestataires ?

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Publié le : 28 janvier 20236 mins de lecture

Le freelancing est un secteur florissant depuis quelques années. Plusieurs entreprises font effectivement appel à ces experts pour des missions ponctuelles. Outre les multiples avantages que procure ce type de collaboration entre les sociétés et les freelances, certains conflits peuvent mettre cet accord en péril. Il convient alors de trouver les astuces nécessaires pour sécuriser et simplifier cette relation. Découvrez comment faire.

Renseigner toutes les missions du freelance dans le contrat de prestation de services

Pendant les négociations avec le freelance, vous aurez certainement à lui notifier toutes les missions qui lui seront assignées ainsi que leurs modalités de réalisation. Lorsqu’il accepte de collaborer avec votre entreprise, il est conseillé d’établir un contrat de prestation de services entre les deux parties.

S’il s’agit d’un portage salarial, il revient à une société de portage comme Ventoris d’établir ce contrat qui retrace l’ensemble des éléments relatifs à la négociation de la prestation entre le consultant indépendant et l’entreprise client.

Il est alors important de définir clairement ses obligations et, si possible, d’élaborer un calendrier de réalisation afin de suivre l’avancée des missions. Vous vous dégagez ainsi de toute responsabilité en ce qui concerne le non-respect des tâches puisque vous les auriez toutes énumérées.

Respecter l’autonomie des indépendants

Selon le rapport « Freelancing in Europe 2022 », plus de la moitié des freelances français estiment que « les process rigides sont le plus grand frein » lorsqu’ils collaborent avec des entreprises.

Pour préserver son équilibre professionnel et simplifier la relation avec votre consultant indépendant, il est donc crucial de lui garantir l’autonomie et la flexibilité dont il a besoin.

Pour cela, il doit pouvoir être libre de décider des méthodes à utiliser pour l’atteinte de l’objectif que vous lui avez fixé. Vous devez également pouvoir lui laisser le choix de ses horaires de travail ainsi que de son lieu de travail.

En d’autres termes, vous ne devez pas considérer le freelance comme un employé. Puisqu’il s’agit d’un consultant indépendant, il peut librement vous faire part de ses idées et des moyens qu’il juge nécessaires à utiliser pour mener à bien ses missions.

Il faut aussi noter que le libre-arbitre des indépendants vous permet d’éviter la requalification de la relation en contrat de travail puisqu’il n’y aura aucun lien de subordination entre les deux parties.

Préparer l’arrivée du freelance et éviter la lenteur dans les prises de décision

Une fois que la société de portage salarial effectue les démarches administratives nécessaires avec l’entreprise, cette dernière doit préparer l’arrivée du freelance.

Cela veut dire que vous devez déterminer, avec le consultant, tous les outils indispensables à l’exécution du travail et les apprêter le plus rapidement possible. Vous lui permettez ainsi de démarrer ses missions à temps et de respecter le calendrier de réalisation.

Les outils que vous devez mettre à sa disposition peuvent varier selon le projet. Il peut s’agir de certains fichiers, de logiciels de gestion, de codes d’accès à certaines plateformes internes, etc. Il est donc important d’associer votre partenaire en affaires à cette étape afin de ne pas omettre un élément indispensable à son travail.

Outre la préparation de l’arrivée du freelance, vous devez impérativement éviter la lenteur dans les prises de décision relatives au projet. En effet, certaines entreprises mettent en place un processus de prise de décision qui peut être parfois très long.

Pour pallier ce problème, vous pouvez établir un procédé temporaire pour les décisions qui s’appliqueront exclusivement au projet. Vous éviterez ainsi de retarder le consultant dans la réalisation de ses tâches.

Instaurer la communication

La communication est essentielle dans tout type de relations. Ici également, il est indispensable de s’exprimer, mais surtout de laisser le consultant s’exprimer. Pour réussir cette étape, il est préférable de déléguer un porte-parole au sein de l’entreprise. Ce dernier servira d’intermédiaire entre les deux parties.

Bien évidemment, cette tierce personne doit aussi être un acteur dans le projet qui vous lie au freelance. Cela permet de faire passer les informations aux dirigeants de manière simple et rapide. La collaboration se déroule alors sans ambiguïté.

Outre les échanges avec le porte-parole, il convient d’organiser des séances avec le prestataire afin de discuter et de faire des bilans périodiques de la mission. Vous pourrez ainsi déterminer si les informations circulent de la bonne manière et s’il est nécessaire de faire des ajustements dans les différentes tâches.

À la fin du projet, il est également important de communiquer pour établir un bilan définitif et pour notifier les éventuels manquements de chaque partie. Cette étape permet non seulement de garder une bonne relation, mais aussi de repartir sur de bonnes bases pour les prochaines collaborations.

Grâce à ces conseils, vous pourrez certainement sécuriser et simplifier vos relations avec les freelances. N’oubliez pas de prioriser la communication pour que la collaboration se fasse dans les conditions adéquates.


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